Son başvuru: 31 Mayıs 2022
Sevgi ve Kardeşlik Vakfı, insan kaynakları ve idari işler asistanı arıyor.
İş Tanımı
- Genel Koordinatör ve Finans Koordinatörü liderliğinde personel alım süreçlerine destek vermek,
- Adaylarla olan iletişimi yürütmek, kurum personelinin kayıtlarını tutmak,
- Günlük ofis prosedürlerini gerçekleştirmek ve çalışanlar için idari destek sağlamak.
Görev ve Sorumluluklar
İnsan Kaynakları Sorumlulukları:
- Vakıfta açık pozisyonlar için ilgili koordinatör ve Genel Koordinatör liderliğinde iş tanımları hazırlamak.
- Vakıftaki açık pozisyonlar için ilgili portalları kullanarak aday araştırması yapmak.
- Başvuru sahiplerinin nitelikleri veya uygunluğunu değerlendirmek için iş başvurularını gözden geçirmek.
- Belirlenen adaylarla telefon veya mail yolu ile irtibat kurmak.
- Adaylarla görüşmelerin gerçekleştirilmesi için mülakat tarihi belirlemek ve detaylar hakkında adayları bilgilendirmek.
- Çalışan adaylarına kurum politika ve prosedürleri hakkında bilgi vermek.
- Adayların referansları için iletişim sağlamak, bunları kontrol etmek ve ilgili yöneticiye bildirmek.
- Vakfın çalışanlarına faaliyetlerine ait rapor ve belgeleri derlemek.
- Çalışan özlük dosyalarını oluşturmak ve takibini yapmak.
- İşe alınan ve işten ayrılan çalışanların muhasebe sistemi üzerinden düzenli olarak güncellenmesi işlemlerini yürütmek.
- Çalışma izni, vize gibi başvuruları, saha ve kurum ziyaretleri ve diğer ihtiyaçlara yönelik dokümanları hazırlamak.
- Bağlı bulunduğu yöneticiler tarafından kendisine atanan diğer ilgili görevleri yerine getirmek.
İdari İşler Sorumlulukları:
- Vakıf ve iktisadi işletme kargo gönderimi, takip ve karşılama.
- Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlama.
- Ofis ihtiyaçlarının belirlenmiş satın alma süreçleri takip edilerek temin edilmesi için fiyat araştırmalarının yapılması, teklif değerlendirme formlarının hazırlanması ve takibi; fatura, irsaliye ve kargo bilgilerinin işlendiğini takip edilmesi.
- Ofis demirbaşlarının sorunsuz çalışmasını ve bakım sürelerini takip edilmesi.
- Yurtiçi/yurtdışı seyahat organizasyonu (vize, bilet, konaklama, araç kiralama vs.)
- Vakıf Yönetim Kurulu ve yöneticilerin asiste edilmesi.
- Envanter takibi.
Nitelikler
- Lisans veya önlisans derecesi (tercihen insan kaynakları, ön büro yönetimi vb.)
- Minimum 2 yıl iş deneyimi (STK çalışma tecrübesi bulunan adaylar öncelikli tercih edilecektir)
- Planlama, organizasyon ve koordinasyon becerisi güçlü, dinamik çalışma ortamına ve çoklu raporlamaya uyum sağlayabilen
- Detaylara önem veren, çözüm odaklı, disiplinli, işini severek yapan, sorumluluk sahibi
- Ofis ekipmanlarını etkin kullanabilen (faks, tarayıcı, yazıcı vb.)
- MS Ofis programlarını iyi derecede kullanabilen (Word, Excel, Powerpoint vb.)
Kişisel Yetkinlikler
- Bireysel ve kültürel farklılıklara saygılı ve katılımı teşvik edici çalışma.
- Dürüstlük ve şeffaflık; yüksek etik standartların korunması ve kurumsal ilkelere/davranış kurallarına uyumluluk.
- Profesyonellik; tek başına ve kararlılıkla çalışabilme yeteneği ve günlük zorlukları aşabilmek için dikkatli karar verebilme.
- Analitik düşünebilme.
- Takım çalışması; ortak hedeflere ve en iyi sonuca ulaşabilmek için takım içi etkin işbirliğini geliştirme ve teşvik etme.
- Sonuç ve hizmet odaklı çalışma; zamanında ve kaliteli sonuçlar üretebilme.
- Bilginin yönetilmesi ve paylaşılması; sürekli öğrenme, bilgi paylaşma ve yenilik peşinde olma.
- Hesap verilebilirlik; SEVKAR Vakfı’nın şeffaflık konusundaki önceliklerini yerine getirme ve bu konuda kendi iş alanı çerçevesinde sorumluluk alma.
Detaylı bilgi için tıklayın.
